БЛОК №3.Работа со служебной информацией ограниченного распространения, содержащейся в паспорте безопасности объекта (территории)

УЦ, Академия Бизнеса > БЛОК №3.Работа со служебной информацией ограниченного распространения, содержащейся в паспорте безопасности объекта (территории)

Делопроизводство (Практико-ориентированный блок)

Тема 3.1. (Практика №1).Ведение журнала учета документов ДСП (инвентарные номера, отметки о выдаче/возврате). Инвентарный учет самого бланка паспорта.

Тема 3.2. (Практика №2).Порядок уничтожения испорченных копий и черновиков (акты об уничтожении).

Тема 3.3. (Практика №3).Формирование дела «Паспорт безопасности и материалы к нему». Оформление обложки, внутренней описи.

Тема 3.4.Подготовка приказа о допуске конкретных лиц к работе с паспортом. Ознакомление под подпись.

Мы с вами прошли большой и сложный путь. Мы изучили законодательство, научились анализировать содержание паспорта безопасности, выявлять критическую информацию, отправлять документ на согласование. Мы знаем, что паспорт — это служебная информация ограниченного распространения, и обращаться с ним нужно соответственно.

Но знания о режиме останутся теорией, если мы не внедрим их в повседневную делопроизводственную практику.

Сегодня мы начинаем блок, который я называю «железобетонным». Это блок о документах, которые фиксируют движение вашего паспорта безопасности. Это журналы, реестры, описи, акты.

Почему это важно? Потому что в случае утраты документа, в случае проверки прокуратуры или внутреннего аудита, первое, что спросят: «Где ваш журнал учета? Покажите, как вы учитываете документы с грифом “Для служебного пользования”». И если журнала нет, если он ведется «для галочки», если записи сделаны карандашом или задним числом — все ваши усилия по защите паспорта обесцениваются.

Цель сегодняшнего занятия — сформировать у вас четкий, алгоритмизированный навык учета документов ограниченного доступа.

Мы разберем три ключевых вопроса:

Первый. Какие учетные формы обязательны, а какие — рекомендуемы? Чем отличается журнал учета от реестра и от описи?

Второй. Как правильно присвоить паспорту безопасности инвентарный (учетный) номер? Что такое «валовая нумерация» и почему она опасна?

Третий. Как отражать в журнале выдачу документа сотруднику и его возврат? Какие реквизиты обязательны, а что является избыточным?

Четвертый. Отдельно и очень подробно — об инвентарном учете самого бланка паспорта. Ведь паспорт безопасности — это не просто «документ», это документ, имеющий материальную ценность и юридическую силу. Мы научимся учитывать его как инвентарный объект.

СИСТЕМА УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ: ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ МИНИМУМ

1.1. Нормативное основание.

Прежде чем мы начнем заполнять журналы, давайте зафиксируем: а обязаны ли мы вообще вести какой-то учет?

Ответ дает Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года номер 1233. Пункт 5.1 Положения гласит:

«Документы с пометкой “Для служебного пользования” учитываются: в структурных подразделениях — по отдельным номенклатурам (журналам) учета документов с пометкой “Для служебного пользования”».

Таким образом, ведение журнала учета — это не рекомендация, не право, а обязанность. Если у вас есть документы с грифом «Для служебного пользования», у вас должен быть журнал их учета.

1.2. Виды учетных форм: не путаем понятия.

Уважаемые коллеги, очень часто на практике происходит путаница. Давайте четко разделим три вида документов.

Наименование	Назначение	Когда применяется
Журнал учета документов с грифом «Для служебного пользования»	Учет всех поступающих и создаваемых документов ограниченного доступа (постановка на учет, присвоение номера)	Постоянно, ведется от начала и до конца
Журнал (реестр) выдачи документов	Фиксация факта выдачи документа сотруднику во временное пользование и его возврата	При каждом движении документа внутри организации
Реестр отправки документов	Фиксация отправки документов за пределы организации	При направлении паспорта на согласование, в вышестоящую организацию и т.д.
Опись (внутренняя опись дела)	Перечисление документов, подшитых в конкретное дело	При формировании дела в архив или в номенклатуру дел

Сегодня мы сосредоточимся на первом и втором виде. Третий вид (реестр отправки) мы подробно разбирали на прошлом занятии. Четвертый вид (опись) рассмотрим в теме 3.3.

1.3. Требования к форме журнала.

Ни Постановление Правительства номер 1233, ни иные нормативные акты не устанавливают единой обязательной формы журнала учета документов «Для служебного пользования». Это право организации — разработать форму самостоятельно и утвердить ее в учетной политике или в инструкции по делопроизводству.

Однако сложилась типовая практика, одобренная архивными органами и Роскомнадзором. Именно эту форму мы и будем изучать.

Журнал учета должен быть:

Прошнурован.Через отверстия пропущена нить, концы нити выведены на оборотную сторону обложки.
Пронумерован.Все страницы (листы) имеют порядковый номер.
Скреплен печатью.На оборотной стороне обложки наклеивается бумажная наклейка (или ставится оттиск мастичной печати) с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов.
Подписан руководителем.На наклейке ставится подпись руководителя организации или уполномоченного должностного лица.

Запрещено вести учет документов ограниченного доступа в электронных таблицах без распечатки и заверения. Электронный журнал может быть вспомогательным инструментом, но юридическую силу имеет только бумажная, заверенная форма.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»: ПОСТРОЧНЫЙ РАЗБОР

2.1. Структура журнала.

Я рекомендую использовать следующую форму журнала учета. Она состоит из 11 граф. Каждая графа имеет свое назначение.

ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
с пометкой «Для служебного пользования»

№ п/п	Дата постановки на учет	Инвентарный номер	Наименование документа	Количество листов	Количество экземпляров	Отметка о наличии приложений	Корреспондент (откуда поступил)	Дата и номер исходящего документа	Отметка о снятии с учета (уничтожении/передаче)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Давайте разберем каждую графу подробно.

2.2. Графа 1. Номер записи по порядку.

Нумерация записей ведется валовым порядком с начала ведения журнала. То есть первый документ, внесенный в журнал, получает номер один, второй — номер два, тысячный — номер тысяча.

Не рекомендуется начинать нумерацию с начала каждого года. Журнал — это единый документ, он ведется до полного заполнения. Закончился журнал — заводится новый, и в новом журнале нумерация записей снова начинается с номера один.

2.3. Графа 2. Дата постановки на учет.

Указывается дата, когда документ физически поступил в организацию (для входящих) или дата утверждения/подписания (для созданных внутри).

Формат даты: ДД.ММ.ГГГГ. Например: 15.01.2026.

Важно: дата в журнале и дата на самом документе (на входящем штампе, на грифе утверждения) должны совпадать или быть сопоставимы. Если вы поставили документ на учет 15 января, а на документе стоит дата 10 января — это допустимо (документ шел почтой). Но если вы поставили на учет 15 января, а документ датирован 20 января — это абсурд.

2.4. Графа 3. Инвентарный номер.

Это самая важная графа. Инвентарный номер — это уникальный идентификатор документа в системе учета вашей организации.

Правила присвоения инвентарного номера:

Правило первое. Инвентарный номер присваивается однократно и больше не меняется в течение всего жизненного цикла документа.

Правило второе. Структура инвентарного номера должна позволять идентифицировать: а) год постановки на учет; б) порядковый номер записи.

Рекомендуемая структура: ДСП-номер записи/год.
Пример: ДСП-15/2026.
Расшифровка: пятнадцатая запись в журнале, 2026 год.

Правило третье. Инвентарный номер проставляется на самом документе. Где именно?

На титульном листе документа (в левом нижнем углу или рядом с грифом утверждения).
На обороте последнего листа.
На сопроводительном письме (если документ поступил с письмом).

Категорически запрещено присваивать один и тот же инвентарный номер разным документам. Это грубейшее нарушение учета.

2.5. Графа 4. Наименование документа.

Указывается полное наименование документа в соответствии с его заголовком.

Нельзя писать: «Паспорт».
Нужно писать: «Паспорт безопасности муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения “Средняя общеобразовательная школа номер 15” города Энска».

Если наименование очень длинное, допускается сокращение, но с сохранением идентификации. Например: «Паспорт безопасности МБОУ “СОШ № 15” г. Энска».

2.6. Графа 5. Количество листов.

Указывается общее количество листов в документе. Считаются все листы текстовой части, включая титульный лист, лист согласования, лист ознакомления (если он подшит), приложения (если они подшиты в один том).

Если приложения составляют отдельный том, они учитываются отдельной строкой с указанием: «Приложение к паспорту безопасности: схемы, 8 листов».

2.7. Графа 6. Количество экземпляров.

Указывается, сколько экземпляров данного документа имеется в организации.

Для паспорта безопасности: как правило, 1 экземпляр (единственный). Если организация изготовила рабочие копии, они учитываются отдельно с пометкой «Копия» и своим инвентарным номером.

2.8. Графа 7. Отметка о наличии приложений.

Краткое перечисление приложений и количества листов в них. Например: «Приложение 1. Ситуационный план. 1 лист. Приложение 2. Поэтажные планы. 5 листов».

Если приложений нет, ставится прочерк.

2.9. Графа 8. Корреспондент (откуда поступил).

Для входящих документов: указывается наименование организации-отправителя.
Для внутренних документов: указывается «Создан в организации» или наименование структурного подразделения-разработчика.

2.10. Графа 9. Дата и номер исходящего документа.

Для входящих документов: указывается дата и номер сопроводительного письма, с которым поступил документ.
Для внутренних: прочерк.

2.11. Графа 10. Отметка о снятии с учета (уничтожении/передаче).

Заполняется, когда документ:

уничтожен в связи с утратой актуальности;
передан в архив на постоянное хранение;
передан в другую организацию.

Указывается дата, номер акта об уничтожении (акта приема-передачи), подпись ответственного лица.

2.12. Графа 11. Примечание.

Для дополнительных отметок: «Экземпляр восстановлен взамен утраченного», «Внесены изменения 20.01.2026» и т.д.

2.13. Практическое упражнение

Ваше задание: внести в журнал запись о постановке на учет паспорта безопасности, который мы рассматривали на прошлых занятиях.

Исходные данные:

Сегодняшняя дата — 11 февраля 2026 года.
Паспорт утвержден директором школы 15 января 2026 года.
Паспорт поступил в организацию от разработчика — ООО «Безопасность-Сервис» — 20 января 2026 года.
Сопроводительное письмо: исх. № 45 от 18.01.2026.
Количество листов: 42 листа.
Приложения: 8 листов (схемы).
Экземпляр единственный.

Заполните графы 1–9.

Правильный ответ:

№	Дата	Инв. №	Наименование	Листы	Экз.	Приложения	Корреспондент	Исх. №
15	20.01.2026	ДСП-15/2026	Паспорт безопасности МБОУ «СОШ № 8» г. Энска	42	1	Схемы, 8 л.	ООО «Безопасность-Сервис»	№ 45 от 18.01.2026

Обратите внимание:

Датой постановки на учет является дата фактического поступления документа (20.01.2026), а не дата утверждения (15.01.2026).
Инвентарный номер включает год (2026), что позволяет быстро ориентироваться в нумерации.

УЧЕТ ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ДОКУМЕНТОВ

3.1. Журнал выдачи: отдельно или совместно?

Пункт 5.6 Положения № 1233 требует: «Передача документов с пометкой “Для служебного пользования” от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения и с обязательной отметкой в учетных формах».

Как организовать эту отметку?

Вариант первый (рекомендуемый). Отдельный Журнал выдачи документов с грифом «Для служебного пользования».
Вариант второй (допустимый). Расширенные графы в основном журнале учета.

Я рекомендую вести отдельный журнал выдачи. Это удобнее для контроля и быстрого поиска информации.

3.2. Структура журнала выдачи.

№ п/п	Дата выдачи	Инвентарный номер документа	Наименование документа (кратко)	Кому выдан (должность, фамилия, инициалы)	Основание (номер и дата распоряжения)	Подпись в получении	Дата возврата	Подпись в приеме	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

3.3. Разбор граф.

Графа 1. Номер по порядку. Сквозная нумерация в пределах журнала.

Графа 2. Дата выдачи. Когда документ физически передан сотруднику.

Графа 3. Инвентарный номер документа. Полностью, в соответствии с журналом учета.

Графа 4. Наименование документа. Кратко, но узнаваемо.

Графа 5. Кому выдан. Должность, фамилия, инициалы. Обязательно — структурное подразделение.

Графа 6. Основание. Номер и дата распорядительного документа (приказа, резолюции), которым сотруднику разрешена работа с документом. Если сотрудник включен в утвержденный перечень лиц, имеющих доступ, можно ссылаться на пункт перечня.

Графа 7. Подпись в получении. Сотрудник ставит свою подпись собственноручно. Факсимиле, электронные копии подписей не допускаются.

Графа 8. Дата возврата. Заполняется при возврате документа.

Графа 9. Подпись в приеме. Подпись лица, принявшего документ (обычно ответственного за учет).

Графа 10. Примечание. Отметки о повреждении документа, о неполном комплекте и т.д.

3.4. Особенности выдачи паспорта безопасности.

Паспорт безопасности — документ постоянного (длительного) хранения. Он не выдается сотрудникам «на дом» или «на неделю» без крайней служебной необходимости.

Правила выдачи паспорта безопасности:

Выдача осуществляется только лицам, включенным в утвержденный руководителем перечень.
Выдача осуществляется только на время, необходимое для выполнения служебного задания.
Запрещено выносить паспорт за пределы здания (за исключением случаев направления на согласование, что оформляется как отправка, а не выдача).
При выдаче проверяется комплектность документа: все ли листы на месте, не поврежден ли документ.

3.5. Практическое упражнение

ваше задание:

Начальник отдела безопасности школы обратился к ответственному за учет с просьбой выдать ему паспорт безопасности для подготовки доклада к совещанию. Основание — резолюция директора от 10.02.2026. Документ выдан 11.02.2026.

Заполните строку в журнале выдачи.

Образец заполнения:

№	Дата выдачи	Инв. №	Наименование	Кому выдан	Основание	Подпись	Дата возвр.	Подпись	Прим.
7	11.02.2026	ДСП-15/2026	Паспорт безопасности МБОУ СОШ № 15	Начальнику отдела безопасности Петрову А.А.	Резолюция директора от 10.02.2026	подпись

ИНВЕНТАРНЫЙ УЧЕТ БЛАНКА ПАСПОРТА БЕЗОПАСНОСТИ

4.1. Двойственная природа паспорта безопасности.

Уважаемые коллеги, сейчас мы поговорим о том, что часто упускают даже опытные специалисты.

Паспорт безопасности — это не просто «информация». Это документ, имеющий материальную форму. Это сброшюрованные листы бумаги с подписями, печатями, грифами.

В бухгалтерском учете бланки строгой отчетности учитываются особо. Паспорт безопасности не является бланком строгой отчетности в смысле Федерального закона «О бухгалтерском учете», но по своему значению он приближается к ним.

Что значит «инвентарный учет бланка»?

Это означает, что вы должны учитывать не только содержание (информацию), но и сам физический носитель. Особенно это важно, если в организации изготавливается несколько экземпляров паспорта.

4.2. Два уровня учета.

Уровень первый. Учет документа как носителя информации.
Это мы уже сделали: присвоили инвентарный номер, внесли запись в журнал учета. Этот уровень отвечает на вопрос: «Сколько у нас паспортов и где они?».

Уровень второй. Учет бланка как материального объекта.
Этот уровень отвечает на вопросы: «Кто изготовил бланк?», «Сколько листов в бланке?», «Была ли замена листов?», «Уничтожен ли испорченный бланк?».

4.3. Когда возникает необходимость в инвентарном учете бланка?

Ситуация 1. Изготовление паспорта силами организации.
Вы распечатываете паспорт на принтере, брошюруете, ставите печать. У вас есть чистые листы бумаги, которые превратились в документ. Нужно ли учитывать расход бумаги? Нет, это к бухгалтерии. Но нужно ли учитывать, что было изготовлено два экземпляра, один из которых отправлен на согласование, а второй остался в деле? Да.

Ситуация 2. Испорченный экземпляр.
При печати произошел сбой: на титульном листе съехал текст. Вы распечатали испорченный лист и заменили его. Куда делся испорченный лист? Он должен быть уничтожен по акту, потому что на нем стоит гриф «Для служебного пользования». Акт об уничтожении — это элемент инвентарного учета.

Ситуация 3. Утрата паспорта.
Паспорт утерян. Вы проводите служебное расследование. Чтобы восстановить утраченный экземпляр, вам нужно знать точное количество листов в утраченном документе, наличие приложений, подписи. Эти данные фиксируются в инвентарной карточке.

4.4. Форма учета бланка (инвентарная карточка).

Для учета самого бланка (носителя) я рекомендую вести Инвентарную карточку документа с грифом «Для служебного пользования».

ОБРАЗЕЦ ИНВЕНТАРНОЙ КАРТОЧКИ

Лицевая сторона:

Наименование реквизита	Значение
Инвентарный номер	ДСП-15/2026
Наименование документа	Паспорт безопасности МБОУ «СОШ № 15»
Дата постановки на учет	20.01.2026
Количество листов	42
Количество приложений	2 приложения, 8 листов
Количество экземпляров	Экземпляр № 1 (единственный)
Формат	А4
Способ изготовления	Типографский / Распечатка на принтере
Отметка о переплете (брошюровке)	Сброшюровано пластиковой пружиной
Место хранения	Сейф № 5, кабинет № 210
Ответственный хранитель	Секретарь руководителя Иванова М.И.

Оборотная сторона (учет движения):

Дата	Вид операции	Основание	Подпись ответственного	Примечание
11.02.2026	Выдана начальнику ОБ Петрову А.А.	Резолюция от 10.02.2026	Иванова М.И.
12.02.2026	Возвращена		Петров А.А., Иванова М.И.

4.5. Преимущества инвентарной карточки.

Позволяет быстро получить полную информацию о документе, не листая журнал.
Удобна для передачи дел при смене ответственного лица.
Является доказательством добросовестного учета при проверках.
Помогает при инвентаризации документов.

4.6. Практическое упражнение

Задание: На основе паспорта безопасности, который мы учитывали ранее, заполните лицевую сторону инвентарной карточки. Добавьте недостающие данные самостоятельно (исходя из здравого смысла).

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ВЕДЕНИИ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА

5.1. Ошибка № 1. Отсутствие журнала как такового.

Самая распространенная ошибка. Документы с грифом «Для служебного пользования» есть, а журнала нет. Или журнал заведен, но в нем нет ни одной записи.

Чем грозит: При проверке это расценивается как грубое нарушение правил обращения со служебной информацией. Штраф по статье 13.14 — от 50 000 рублей на должностное лицо.

5.2. Ошибка № 2. Журнал не прошнурован, не пронумерован, не скреплен печатью.

Формально такой журнал не имеет юридической силы. Записи в нем можно подделать, листы можно заменить. Контролирующие органы не примут его как надлежащее доказательство.

5.3. Ошибка № 3. Инвентарный номер присвоен неправильно.

Примеры:

Номер дублируется (два документа с одним номером).
Номер не содержит года (ДСП-15). Через 5 лет никто не вспомнит, 15-й документ какого года это был.
Номер не проставлен на самом документе. В журнале запись есть, а на паспорте номера нет — идентифицировать документ невозможно.

5.4. Ошибка № 4. Отсутствие отметок о выдаче и возврате.

Документ лежит в сейфе, но кто его брал, когда брал, вернул ли — неизвестно. При утрате невозможно установить виновного.

5.5. Ошибка № 5. Исправления без заверения.

В журнале зачеркнута запись, сверху написана новая. Нет отметки «Исправленному верить», нет подписи, нет даты. Такое исправление недействительно.

Как правильно исправлять записи в журнале учета:

Ошибочную запись аккуратно зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое.
Сверху или рядом делается правильная запись.
На полях или в конце страницы пишется: «Исправленному верить. Должность, подпись, расшифровка, дата».
Ставится печать организации (при наличии).

5.6. Ошибка № 6. Хранение журнала в открытом доступе.

Журнал учета документов «Для служебного пользования» сам является документом ограниченного доступа. Он содержит перечень всех закрытых документов организации. Доступ к журналу должен быть ограничен.

Вывод: Журнал должен храниться в том же сейфе, что и паспорт безопасности. Выдаваться под подпись. Иметь гриф «Для служебного пользования» на обложке.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА: СКВОЗНОЙ ПРИМЕР

Представьте ситуацию:

В вашей организации утвержден и согласован паспорт безопасности. Вы, как ответственный за делопроизводство, должны:

Поставить документ на учет.
Присвоить ему инвентарный номер.
Отразить выдачу документа руководителю для ознакомления.
Отразить возврат документа.

Ваше задание:
На листе бумаги (или мысленно) последовательно выполните следующие действия:

Действие 1. Откройте Журнал учета. Сделайте запись о постановке на учет. Присвойте инвентарный номер (текущая дата — 11.02.2026, предположим, что предыдущая запись была № 14).

Действие 2. Проставьте инвентарный номер на титульном листе паспорта безопасности (представьте, что паспорт перед вами). Куда именно вы поставите номер?

Действие 3. Откройте Журнал выдачи. Оформите выдачу паспорта директору для подготовки к совещанию (основание — устное распоряжение, но его нужно зафиксировать).

Действие 4. Через 3 дня директор вернул паспорт. Сделайте отметку о возврате.

Действие 5. Заполните инвентарную карточку (лицевую сторону и первый факт выдачи).

Разбор:

Проверьте себя.

По Журналу учета:

Номер записи: 15.
Дата: 11.02.2026 (сегодня).
Инвентарный номер: ДСП-15/2026.
Наименование: Паспорт безопасности МБОУ «СОШ № 15».
Листы: 42.
Экз.: 1.
Приложения: схемы, 8 л.
Корреспондент: ООО «Безопасность-Сервис» (или «Создан в организации», если делали сами).
Исх. №: (прочерк, если создан в организации).
Снятие с учета: (пусто).
Примечание: (пусто).

По проставлению номера на документе:
Номер ставится на титульном листе (левый нижний угол или рядом с грифом) и на обороте последнего листа.

По Журналу выдачи:

Номер записи: например, 8.
Дата выдачи: 11.02.2026.
Инв. №: ДСП-15/2026.
Наименование: Паспорт безопасности.
Кому: Директору Иванову И.И.
Основание: Устное распоряжение. Лучше написать: «Для подготовки к совещанию», но основанием должно быть письменное распоряжение. В идеале — получить резолюцию на отдельном документе и указать ее номер. Если резолюции нет, в графе «Основание» пишем: «Устное распоряжение директора», но это риск.
Подпись: (подпись директора).
Дата возврата: 14.02.2026.
Подпись в приеме: (подпись ответственного за учет).

По инвентарной карточке:
Заполнены все поля лицевой стороны. В разделе движения — запись о выдаче и возврате.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. ПАМЯТКА

5 главных правил учета документов «Для служебного пользования»:

Правило первое. Без журнала нет учета. Заведите журнал, прошнуруйте, пронумеруйте, заверьте.

Правило второе. Каждый документ — уникальный инвентарный номер. Никаких повторов.

Правило третье. Номер на документе и номер в журнале должны совпадать. Проверяйте.

Правило четвертое. Взял — распишись. Вернул — распишись. Нет подписи — считай, документ утерян.

Правило пятое. Журнал учета — тоже секретный документ. Храните его в сейфе.

На прошлом занятии мы научились ставить паспорт безопасности на учет. Мы присвоили ему инвентарный номер, внесли запись в журнал, оформили выдачу и возврат. Документ обрел юридическую силу и занял свое место в сейфе.

Но у каждого документа есть не только начало, но и конец. Паспорт безопасности может устареть, может быть заменен новой редакцией, может быть испорчен при распечатке, могут остаться черновики и рабочие материалы.

Что происходит с этими документами? Их нельзя просто выбросить в мусорную корзину. Нельзя сдать в макулатуру. Нельзя оставить на столе или в ящике стола на неопределенный срок.

Документы с грифом «Для служебного пользования» подлежат уничтожению в строго установленном порядке. И этот порядок, уважаемые коллеги, нарушается чаще всего. Потому что он кажется «лишней бюрократией». «Подумаешь, черновик — выбросил и забыл». А за этим «подумаешь» следуют штрафы, дисциплинарные взыскания и утрата репутации.

Цель сегодняшнего занятия — превратить процедуру уничтожения из интуитивного действия в четкий, документально оформленный алгоритм.

Мы разберем:

Какие документы подлежат уничтожению, а какие должны храниться вечно.
Кто имеет право уничтожать документы с грифом «Для служебного пользования».
Как создать комиссию по уничтожению документов.
Как составить акт об уничтожении— разберем каждую графу и каждую запятую.
Какими способами можно физически уничтожить носитель информации.

Типичные ошибки и ответственность за нарушение порядка уничтожения.

ПРАВОВАЯ ОСНОВА И ВИДЫ УНИЧТОЖАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Нормативное регулирование.

Пункт 7.1 Положения, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233, устанавливает:

«Уничтожение документов с пометкой “Для служебного пользования” производится по акту комиссией, назначаемой руководителем организации».

Это единственная прямая норма, посвященная уничтожению. Все остальное — практика, сложившаяся на основе ведомственных инструкций и здравого смысла.

Обратите внимание: законодатель не требует согласовывать уничтожение документов с уполномоченными органами (ФСБ, Росгвардией), если документы не содержат государственной тайны. Решение принимает руководитель организации на основании заключения комиссии.

1.2. Категории документов, подлежащих уничтожению.

Применительно к паспорту безопасности и связанным с ним материалам, уничтожению подлежат:

Категория первая. Испорченные бланки при изготовлении.

Листы паспорта, которые были неправильно напечатаны, содержат опечатки, сбой печати, смещение текста.
Обложки с браком.
Экземпляры, в которых обнаружены ошибки после распечатки и брошюровки.

Категория вторая. Черновики и рабочие материалы.

Рукописные заметки, содержащие сведения из паспорта безопасности.
Распечатки отдельных разделов для проверки.
Правки, внесенные исполнителем на бумаге.
Листы с пометками, схемами, расчетами, сделанные в процессе разработки паспорта.

Категория третья. Устаревшие экземпляры.

Паспорт безопасности предыдущей редакции (после утверждения новой).
Паспорт безопасности, утративший силу в связи с реконструкцией объекта, изменением категории, сменой собственника.
Дубликаты и рабочие копии, утратившие актуальность.

Категория четвертая. Документы, не подлежащие хранению в связи с истечением сроков.

Ведомственные перечни документов со сроками хранения устанавливают, что паспорт безопасности хранится постоянно(статья 703 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Но копии, черновики, промежуточные материалы имеют срок хранения — до минования надобности. После минования надобности они подлежат уничтожению.

1.3. Что нельзя уничтожать без особого разрешения.

Категорически запрещено уничтожать:

Единственный экземпляр утвержденного и согласованного паспорта безопасности.Это документ постоянного хранения.
Документы, находящиеся в стадии судебного разбирательства или следственных действий.Если паспорт фигурирует в деле, уничтожение может быть расценено как уничтожение доказательств (статья 294 Уголовного кодекса Российской Федерации).
Документы, по которым не истек срок исковой давности в части возможных споров о недостатках разработки паспорта (обычно 3 года).

СУБЪЕКТЫ ПРОЦЕДУРЫ: КОМИССИЯ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ

2.1. Почему нужна комиссия?

Пункт 7.1 Постановления номер 1233 прямо указывает: уничтожение производится комиссией. Это не право, а обязанность.

Зачем нужна комиссия?

Коллегиальность.Решение об уничтожении принимает не один человек, а группа. Снижается риск ошибки или злоупотребления.
Документирование.Комиссия составляет акт, который подписывают все члены. Акт является доказательством того, что документ действительно уничтожен.
Контроль.Члены комиссии контролируют процесс физического уничтожения, не допуская, чтобы документы попали в руки посторонних.

2.2. Состав комиссии.

Комиссия назначается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Минимальный состав: не менее трех человек.

Рекомендуемый состав:

Председатель комиссии.Обычно заместитель руководителя организации (по безопасности, по общим вопросам).
Член комиссии — представитель структурного подразделения, где хранятся документы (например, ответственный за антитеррористическую защищенность).
Член комиссии — представитель службы делопроизводства (канцелярии, секретариата).
Член комиссии — представитель бухгалтерии(если уничтожаются бланки строгой отчетности, но для паспорта безопасности это не обязательно).

Важно: лица, непосредственно ответственные за хранение и учет уничтожаемых документов, должны входить в состав комиссии или, как минимум, присутствовать при уничтожении.

2.3. Полномочия комиссии.

Комиссия имеет право:

Требовать от структурных подразделений представления документов, подлежащих уничтожению.
Проводить экспертизу ценности документов (определять, какие документы можно уничтожить, а какие необходимо оставить на постоянное хранение).
Привлекать специалистов для оценки содержания документов (например, для не содержат ли черновики сведений, которых нет в официальном паспорте).
Принимать решение о способе уничтожения.
Составлять акты об уничтожении.

2.4. Разовый характер или постоянно действующая комиссия?

Возможны два подхода.

Подход первый. Создание постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК).
Организация утверждает положение об экспертной комиссии, которая занимается отбором документов на уничтожение и на постоянное хранение. Это удобно, если документооборот большой.

Подход второй. Создание разовой комиссии.
При необходимости уничтожить конкретные документы издается приказ о создании комиссии. После подписания акта комиссия прекращает свою работу.

Для паспорта безопасности чаще используется второй подход, поскольку уничтожение черновиков и устаревших копий происходит не ежедневно, а эпизодически.

ПРОЦЕДУРА УНИЧТОЖЕНИЯ: ПОШАГОВЫЙ АЛГОРИТМ

3.1. Шаг 1. Отбор документов для уничтожения.

Ответственный за учет выявляет документы, подлежащие уничтожению:

испорченные при печати листы;
черновики;
устаревшие копии.

Эти документы не должны находиться в общем деле, в общей папке или в ящике стола. Они должны быть выделены в отдельную папку или стопку с пометкой «Подлежит уничтожению».

3.2. Шаг 2. Создание комиссии.

Руководитель издает приказ о создании комиссии по уничтожению документов. В приказе указываются:

состав комиссии (председатель, члены);
основание для уничтожения (например, «в связи с изготовлением новой редакции паспорта безопасности»);
перечень документов, подлежащих уничтожению (может быть оформлен как приложение к приказу);
сроки уничтожения;
ответственный за исполнение.

3.3. Шаг 3. Заседание комиссии и сверка.

Комиссия собирается, изучает отобранные документы.
Задача комиссии:

Убедиться, что среди документов, подлежащих уничтожению, нет документов постоянного хранения.
Проверить комплектность: соответствие фактического наличия документов представленному перечню.
Убедиться, что уничтожаемые документы утратили свою ценность и не могут быть использованы для служебных целей.

3.4. Шаг 4. Составление акта об уничтожении.

Это ключевой документ. Акт составляется в момент уничтожения (или непосредственно перед ним) и подписывается всеми членами комиссии.

Форма акта может быть произвольной, но сложилась типовая структура. Мы разберем ее подробно в отдельном блоке.

3.5. Шаг 5. Физическое уничтожение документов.

Способы уничтожения мы рассмотрим в блоке 5. Важно, чтобы процесс уничтожения исключал возможность восстановления информации и доступ посторонних лиц.

3.6. Шаг 6. Утверждение акта руководителем.

Подписанный членами комиссии акт передается на утверждение руководителю организации. Руководитель ставит свою подпись, дату, печать (при наличии). С этого момента акт об уничтожении вступает в силу.

3.7. Шаг 7. Внесение отметок в учетные формы.

На основании акта об уничтожении ответственный за учет делает отметку в Журнале учета документов с грифом «Для служебного пользования» (графа 10 «Отметка о снятии с учета»). Указывается: «Уничтожен по акту № ___ от ..20__».

Сам акт об уничтожении подшивается в отдельное дело «Акты об уничтожении документов с грифом “Для служебного пользования”» и хранится постоянно.

АКТ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ: ПОСТРОЧНЫЙ РАЗБОР

4.1. Образец акта об уничтожении.

Я представляю вам форму акта, которая сложилась в делопроизводственной практике и признана контролирующими органами.

АКТ № _____
об уничтожении документов с пометкой «Для служебного пользования»

«» __________ 20 г. г. _________________

Основание: приказ директора МБОУ «СОШ № 15» от 11.02.2026 № 17 «О создании комиссии по уничтожению документов».

Комиссия в составе:
председателя – заместителя директора по безопасности Петрова П.П.,
членов комиссии:

ответственного за антитеррористическую защищенность Сидорова С.С.,
секретаря-делопроизводителя Ивановой И.И.

в период с 12.02.2026 по 12.02.2026 произвела уничтожение следующих документов:

№ п/п	Наименование документа (краткая характеристика)	Носитель	Количество листов (экземпляров)	Инвентарный номер (при наличии)	Примечание
1	2	3	4	5	6

Всего уничтожено _____ (____________) документов на _____ листах.

Уничтожение произведено путем: _________________________________________
(сжигание, измельчение на шредере, растворение в кислоте, прессование и т.д.)

Заключение комиссии: документы, перечисленные в акте, уничтожены полностью. Восстановление их невозможно. Ответственность за достоверность сведений, включенных в акт, члены комиссии несут в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Подписи членов комиссии:

Председатель комиссии _____________ / Петров П.П. /
Члены комиссии: _____________ / Сидоров С.С. /
_____________ / Иванова И.И. /

Акт утверждаю:
Директор МБОУ «СОШ № 15» _____________ / Иванов И.И. /
«» __________ 20 г.

4.2. Разбор каждой позиции акта.

Позиция 1. Номер акта.
Акты об уничтожении нумеруются в валовом порядке с начала года или с начала ведения. Рекомендую вести отдельную нумерацию: Акт № 1-У, № 2-У и т.д. (У — уничтожение).

Позиция 2. Дата.
Указывается дата фактического уничтожения документов. Не дата составления акта, а дата, когда документы были физически измельчены, сожжены и т.д. Эти даты должны совпадать или быть рядом.

Позиция 3. Место составления.
Город (населенный пункт) местонахождения организации.

Позиция 4. Основание.
Обязательно указывается реквизиты приказа, которым создана комиссия.

Позиция 5. Состав комиссии.
Должности, фамилии, инициалы. Желательно — инициалы перед фамилией или после — единообразие.

Позиция 6. Таблица.
Это самая важная часть акта. Заполняется построчно на каждый уничтожаемый документ (или однородную группу).

Графа 1. Номер по порядку.
Графа 2. Наименование документа.
Пишем так, чтобы было понятно, что уничтожено. Например: «Черновик раздела 2 паспорта безопасности (рукописный)», «Испорченный лист 7 паспорта безопасности (брак печати)», «Рабочая копия паспорта безопасности (экз. № 2, утратившая силу)».

Графа 3. Носитель.
Бумага, картон, пленка, диск и т.д. Для паспорта безопасности — бумага.

Графа 4. Количество листов (экземпляров).
Указывается количество листов или количество экземпляров. Если уничтожается один испорченный лист — пишем «1 лист». Если уничтожается целая брошюра — «42 листа, 1 экземпляр».

Графа 5. Инвентарный номер.
Заполняется, если уничтожаемый документ был поставлен на учет и имел инвентарный номер. Например, устаревший экземпляр паспорта безопасности. Если уничтожаются черновики и испорченные листы, они на учет не ставились — ставится прочерк.

Графа 6. Примечание.
Дополнительные сведения: причина уничтожения, наличие подписей и т.д.

Позиция 7. Всего уничтожено.
Суммарные подсчеты прописью и цифрами.

Позиция 8. Способ уничтожения.
Указывается конкретный способ: «измельчение на шредере», «сжигание в специально отведенном месте», «прессование» и т.д.

Позиция 9. Заключение комиссии.
Стандартная формулировка.

Позиция 10. Подписи.
Все члены комиссии ставят подписи собственноручно. Факсимиле не допускаются.

Позиция 11. Утверждение.
Подпись руководителя, дата, печать.

4.3. Практическое упражнение

Заполните акт об уничтожении на основе следующей ситуации.

Ситуация:
Вы распечатывали паспорт безопасности для отправки на согласование в Росгвардию. При печати произошел сбой: страницы 5, 6 и 7 вышли со смещением текста, часть информации на этих листах нечитаема. Вы перепечатали эти страницы заново, а испорченные листы отложили для уничтожения.

Также у вас остался черновик раздела «Моделирование угроз» — три рукописных листа формата А4, исписанных от руки, с пометками и правками. Черновик содержит служебную информацию.

Директор издал приказ о создании комиссии (председатель — замдиректора по безопасности, члены — ответственный за АТЗ и секретарь). Сегодняшняя дата — 11 февраля 2026 года. Комиссия собралась, уничтожила документы путем измельчения на шредере (уровень секретности P-4).

Задание: Заполните акт об уничтожении (в рабочих тетрадях или на бланках). Особое внимание — табличной части.

Разбор правильного заполнения:

АКТ № 1-У от 11.02.2026

Таблица:

№	Наименование	Носитель	Кол-во листов	Инв. №	Примечание
1	Испорченные листы паспорта безопасности (страницы 5, 6, 7) при изготовлении экземпляра для Росгвардии	бумага	3 листа	—	Брак печати, текст частично нечитаем
2	Черновик раздела «Моделирование угроз» паспорта безопасности	бумага	3 листа	—	Рукописный, содержит правки

Всего уничтожено: 2 (два) документа на 6 (шести) листах.

Способ уничтожения: измельчение на шредере (уничтожитель бумаг) с размером частиц не более 4×40 мм.

Подписи, утверждение.

СПОСОБЫ ФИЗИЧЕСКОГО УНИЧТОЖЕНИЯ

5.1. Общие требования.

Независимо от выбранного способа, уничтожение должно обеспечивать:

Невозможность восстановления информации.Текст, изображения, подписи должны быть уничтожены полностью.
Документирование факта уничтожения.Сам процесс может не фиксироваться на видео, но акт должен быть подписан.
Безопасность.Способ не должен создавать угрозу для жизни и здоровья людей, а также для окружающей среды.

5.2. Способ 1. Измельчение на шредере (уничтожителе бумаг).

Наиболее распространенный способ для бумажных документов.

Требования к шредеру:

Для документов с грифом «Для служебного пользования» рекомендуется степень секретности не ниже P-4(размер полоски до 4×40 мм) или P-5 (размер частиц до 0.8×12 мм). Чем мельче нарезка, тем лучше.
Шредер должен обслуживаться сотрудником организации, входящим в состав комиссии.
Запрещено выносить неизмельченные документы за пределы организации для утилизации через сторонние фирмы без предварительного измельчения.

5.3. Способ 2. Сжигание.

Используется, если в организации есть специально оборудованное место (печь, инсинератор) или заключен договор со специализированной организацией, имеющей лицензию на обращение с отходами.

Важно: простое сжигание в бочке во дворе организации может быть расценено как нарушение природоохранного законодательства. Необходимо соблюдать правила пожарной безопасности и охраны окружающей среды.

5.4. Способ 3. Растворение в кислоте или химическая переработка.

Применяется крайне редко, в основном для особо чувствительных документов. Для паспорта безопасности избыточно.

5.5. Способ 4. Прессование.

Используется для больших объемов документов. Листы спрессовываются в брикеты, которые затем отправляются на переработку. Но перед прессованием документы должны быть измельчены.

5.6. Запрещенные способы.

Категорически запрещено:

Выбрасывать документы с грифом «Для служебного пользования» в мусорные контейнеры, на свалки, в мусоропроводы.
Использовать их в качестве черновиков для других целей (например, писать на обороте).
Сдавать в макулатуру без предварительного измельчения и без акта об уничтожении.
Передавать для уничтожения лицам, не входящим в состав комиссии, без оформления соответствующего поручения.

ОСОБЕННОСТИ УНИЧТОЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ КОПИЙ И ЧЕРНОВИКОВ

6.1. Проблема цифровых следов.

В 21 веке паспорт безопасности создается не только на бумаге, но и в электронном виде. Файлы Word, Excel, сканы, фотографии страниц — все это также является носителями служебной информации ограниченного распространения.

Уничтожение бумажного экземпляра не означает автоматического уничтожения электронных версий.

6.2. Что подлежит уничтожению в электронном виде?

Файлы, содержащие черновики и рабочие версии паспорта безопасности, хранящиеся на локальных дисках сотрудников, на сетевых папках, на флеш-накопителях.
Электронные копии (скан-образы)паспорта, изготовленные для пересылки по электронной почте или для внутреннего использования, если миновала надобность в них.
Фотографии страниц паспорта, сделанные на мобильные устройства (при обнаружении таких фактов).

6.3. Порядок уничтожения электронных документов.

Уничтожение электронных документов также должно оформляться актом. В акте указываются:

наименование файла;
формат;
место хранения (путь к файлу, носитель);
способ уничтожения (удаление с очисткой корзины, форматирование носителя, физическое уничтожение носителя).

Особенность: простое удаление файла с последующей очисткой корзины не гарантирует невозможность восстановления информации специализированными программами. Для гарантированного уничтожения необходимо использовать программы типа «уничтожитель файлов» (например, CCleaner с функцией Drive Wiper) или физически уничтожить носитель (флешку, жесткий диск).

6.4. Проблема облачных хранилищ.

Если файлы паспорта безопасности загружались в облачные сервисы (Яндекс.Диск, Google Диск, Облако Mail.ru), их уничтожение должно включать:

удаление файлов из облачного хранилища;
очистку корзины облачного хранилища;
отзыв доступа к файлам у всех лиц, с которыми они были расшарены.

Запомните: ответственность за уничтожение электронных копий лежит на том же лице, которое отвечает за бумажный документооборот.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Ошибка № 1. Уничтожение без комиссии и без акта.

Самая распространенная и самая опасная ошибка. Сотрудник берет испорченный лист и выбрасывает его в мусорку под столом. Или, в лучшем случае, рвет на несколько частей и выбрасывает.

Чем грозит: При проверке инспектор спрашивает: «Где черновики?». Ответ: «Мы их уничтожили». — «Покажите акт». Акта нет. Значит, черновики не уничтожены, а утрачены, похищены, переданы третьим лицам. Штраф по статье 13.14.

7.2. Ошибка № 2. Уничтожение документов, подлежащих постоянному хранению.

Бывает, что по ошибке вместе с черновиками уничтожают единственный экземпляр утвержденного паспорта. Восстановить его можно только путем повторного прохождения всей процедуры согласования.

7.3. Ошибка № 3. Неполное заполнение акта.

В акте не указан способ уничтожения. Или не расшифрованы подписи. Или отсутствует дата утверждения. Такой акт может быть признан недействительным.

7.4. Ошибка № 4. Хранение актов об уничтожении в открытом доступе.

Акты об уничтожении содержат сведения о наименованиях уничтоженных документов с грифом «Для служебного пользования». Следовательно, сами акты также являются документами ограниченного доступа. На них должен проставляться гриф «Для служебного пользования», и храниться они должны в сейфе.

7.5. Ошибка № 5. Уничтожение без предварительной сверки.

Комиссия подписала акт, не пересчитав листы. Потом выяснилось, что в папке «На уничтожение» лежало 10 листов, а в акте указано 8. Куда делись 2 листа? Никто не знает.

7.6. Ответственность.

Административная ответственность:
Нарушение порядка уничтожения документов с грифом «Для служебного пользования» квалифицируется как нарушение установленного порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения. Статья 13.14 Кодекса об административных правонарушениях — штраф до 100 000 рублей на должностных лиц.

Дисциплинарная ответственность:
Уничтожение документов без оформления акта, утрата черновиков — основание для дисциплинарного взыскания вплоть до увольнения.

Уголовная ответственность:
Если уничтожены документы, содержащие государственную тайну, — статья 284 Уголовного кодекса «Утрата документов, содержащих государственную тайну». Наказание — до трех лет лишения свободы.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА: СКВОЗНОЙ ПРИМЕР

Закрепим материал, выполнив комплексное задание.

Ситуация:

В МБОУ «СОШ № 15» утверждена новая редакция паспорта безопасности (в связи с реконструкцией здания). Прежний паспорт, утвержденный в 2022 году, утратил силу. Инвентарный номер старого паспорта — ДСП-12/2022. Он хранился в сейфе ответственного.

Директор издал приказ о создании комиссии для уничтожения устаревшего экземпляра, а также всех черновиков и рабочих материалов, связанных с разработкой нового паспорта.

Состав комиссии:

Председатель: заместитель директора по безопасности Петров П.П.
Члены: ответственный за АТЗ Сидоров С.С., секретарь Иванова И.И.

Документы, подлежащие уничтожению:

Паспорт безопасности МБОУ «СОШ № 15», утвержденный 15.03.2022, экземпляр № 1 (единственный), 38 листов, инв. № ДСП-12/2022.
Черновики и рабочие материалы к новой редакции паспорта: 3 листа рукописных заметок, 5 листов распечаток отдельных разделов с правками, 2 листа испорченных при печати.
Электронная копия старого паспорта (файл «Паспорт_2022_для служебного пользования.pdf») на рабочем столе ПК секретаря.

Способ уничтожения:

Бумажные документы — измельчение на шредере P-4.
Электронный файл — удаление с использованием программы-уничтожителя (перезапись дискового пространства).

Задание:

Составьте акт об уничтожении (включите все три позиции в таблицу).
Продумайте, какие отметки необходимо сделать в Журнале учета документов «Для служебного пользования» в связи с уничтожением паспорта с инвентарным номером ДСП-12/2022.
Определите, нужно ли ставить гриф «Для служебного пользования» на сам акт об уничтожении.

Разбор:

По акту:
В табличной части три строки.
Строка 1: паспорт безопасности (старая редакция), 38 листов, инв. № ДСП-12/2022.
Строка 2: черновики и рабочие материалы к новой редакции, всего 10 листов (3+5+2), инв. номера нет.
Строка 3: электронный файл «Паспорт_2022_для служебного пользования.pdf», носитель — жесткий диск ПК секретаря.

Способ уничтожения электронного файла: «Безвозвратное удаление с использованием программного обеспечения (перезапись свободного дискового пространства)».

По Журналу учета:
В графе 10 «Отметка о снятии с учета» напротив записи о паспорте ДСП-12/2022 делается запись: «Уничтожен по акту № __ от ..20__». Ставится подпись ответственного.

По грифу акта:
Акт содержит наименования уничтоженных документов с грифом «Для служебного пользования», следовательно, сам акт также должен иметь гриф «Для служебного пользования». Он проставляется в правом верхнем углу первого листа акта.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. ПАМЯТКА

Пять золотых правил уничтожения:

Правило первое. Ничего не уничтожай без комиссии. Комиссия — три человека. Приказ — на столе.

Правило второе. Без акта уничтожение — не уничтожение, а утрата. Акт — единственное доказательство того, что документ перестал существовать.

Правило третье. Пересчитай листы. То, что написано в акте, должно совпадать с тем, что лежит в измельчителе.

Правило четвертое. Выбери правильный способ. Шредер — хорошо. Костер во дворе — плохо (и для секретности, и для экологии).

Правило пятое. Не забудь про электронные копии. Удалил файл — запиши в акт.

Домашнее задание:

Проверьте, как в вашей организована процедура уничтожения черновиков и испорченных листов документов с грифом «Для служебного пользования».
Если акты об уничтожении составляются — проверьте их на наличие всех обязательных реквизитов.
Если акты не составляются — подготовьте проект приказа о создании комиссии и проект акта для первого случая уничтожения.
Изучите свой шредер (уничтожитель бумаг). Соответствует ли он степени секретности P-4 или выше?

Мы с вами прошли большой путь. Мы научились учитывать документы с грифом «Для служебного пользования» — ставить на учёт, присваивать инвентарные номера, отражать выдачу и возврат. Мы научились правильно уничтожать испорченные листы, черновики и устаревшие экземпляры — с комиссией, с актом, со шредером.

Но что происходит с основным, утверждённым, согласованным экземпляром паспорта безопасности? Он не уничтожается. Он не лежит в россыпи в сейфе. Он должен быть сформирован в дело и помещён на хранение.

Формирование дела — это, уважаемые коллеги, вершина делопроизводственного мастерства. Это момент, когда разрозненные документы обретают стройную систему. Когда каждый лист находит своё место. Когда на обложке появляются чёткие реквизиты, которые будут понятны архивисту через десять, двадцать, пятьдесят лет.

Цель сегодняшнего занятия — выработать у вас чёткий алгоритм формирования дела «Паспорт безопасности объекта (территории) и материалы к нему».

Мы разберем:

Что такое номенклатура дели где в ней место паспорту безопасности.
Какие документы включать в дело, а какие — не включать.
Как правильно оформить обложку дела— разберем каждый реквизит.
Как составить внутреннюю опись документов дела— это отдельное искусство.
Как пронумеровать листы и составить лист-заверитель.
Как передать дело на хранение(в архив организации или в текущее делопроизводство).
Типичные ошибки и их последствия.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: МЕСТО ПАСПОРТА БЕЗОПАСНОСТИ В СИСТЕМЕ ХРАНЕНИЯ

1.1. Понятие номенклатуры дел.

Прежде чем формировать дело, мы должны знать, куда мы его поместим. В каждой организации есть номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ежегодно пересматривается. Она является основой для формирования всех дел.

1.2. Где искать место для паспорта безопасности?

Паспорт безопасности объекта (территории) — это документ постоянного срока хранения. Согласно статье 703 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года номер 236, документы по обеспечению безопасности организации (в том числе паспорта безопасности объектов) хранятся постоянно.

Это значит, что дело с паспортом безопасности не подлежит уничтожению вообще. Оно должно храниться в организации весь период её деятельности, а после ликвидации — передаваться в государственный или муниципальный архив.

1.3. Индекс дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел каждому делу присваивается индекс (номер). Обычно индекс состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

Пример:

Индекс дела: 02-15
- 02 — код службы безопасности (или канцелярии);
- 15 — порядковый номер дела в разделе номенклатуры.

1.4. Если номенклатура дел отсутствует или не содержит паспорт безопасности.

Увы, частая ситуация. Многие организации до сих пор не внесли паспорт безопасности в номенклатуру дел.

Что делать?

Подготовить проект изменений в номенклатуру дел.
Включить в номенклатуру новое дело с заголовком: «Паспорт безопасности объекта (территории) и материалы к нему».
Установить срок хранения — постоянно.
Утвердить изменения у руководителя.

Только после этого можно формировать дело «официально».

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА: СОСТАВ И СТРУКТУРА

2.1. Что входит в дело «Паспорт безопасности»?

Дело — это не только сам паспорт. Это совокупность документов, относящихся к разработке, утверждению, согласованию и актуализации паспорта.

В дело должны быть включены:

Сам паспорт безопасности(утвержденный, согласованный, с грифом «Для служебного пользования»).
Приложения к паспорту(ситуационный план, поэтажные планы, схемы охраны, схемы коммуникаций и т.д.), если они не подшиты в один том с паспортом.
Копия приказа о назначении ответственного лица за разработку и актуализацию паспорта.
Копия приказа о создании комиссии по обследованию объекта (при наличии).
Акты обследования объекта, на основании которых разрабатывался паспорт.
Переписка по согласованию паспорта с уполномоченными органами (Федеральная служба безопасности, Росгвардия, Министерство по чрезвычайным ситуациям) — копии сопроводительных писем, уведомления о вручении, ответы.
Документы о внесении изменений в паспорт (при наличии): актуализированные разделы, новые редакции, приказы об утверждении изменений.
Внутренняя опись документов дела.
Лист-заверитель дела.

2.2. Что НЕ включается в дело.

В дело не включаются:

Черновики, испорченные листы, рабочие материалы (они должны быть уничтожены по акту).
Копии паспорта, изготовленные для временного пользования (они учитываются отдельно, хранятся отдельно или уничтожаются).
Документы, не относящиеся непосредственно к данному объекту (например, паспорта других объектов организации).

2.3. Хронологический порядок.

Документы в деле располагаются в хронологической последовательности — от более ранних к более поздним.

Примерная структура дела (от начала к концу):

Приказ о назначении ответственного за разработку паспорта (самый ранний документ).
Акт обследования объекта.
Переписка с разработчиком паспорта (если разработка велась сторонней организацией).
Проект паспорта (если сохранился и имеет историческую ценность — но обычно проект уничтожается после утверждения).
Сопроводительные письма о направлении паспорта на согласование.
Утвержденный и согласованный паспорт безопасности (самый важный документ — в середине или в конце, часто его помещают после всей переписки).
Документы об актуализации (более поздние — в конец).

На практике часто паспорт безопасности помещают первым в дело, а затем подшивают все остальные материалы. Это допустимо, если на обложке дела четко обозначено, что паспорт является основным документом, а остальные — приложения к нему.

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

3.1. Нормативная база.

Оформление обложки дела регламентируется ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526).

3.2. Расположение реквизитов на обложке.

Обложка дела твердая (картонная) или мягкая (плотная бумага). Реквизиты располагаются в определенном порядке.

Типовой макет обложки дела:


(верхняя часть)	(верхняя часть)
Наименование организации	Гриф ограничения доступа
Наименование структурного подразделения

ДЕЛО № _____	ТОМ № _____
___________________________
(Заголовок дела)

(Дата)	(Количество листов)

(Срок хранения)	(Архивный шифр)

3.3. Разбор каждого реквизита.

Реквизит 1. Наименование организации.
Указывается полное наименование в соответствии с уставом. Например: Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 15» города Энска.
Допускается сокращенное наименование, но оно должно быть официально закреплено в уставе.

Реквизит 2. Наименование структурного подразделения.
Если дело формируется в структурном подразделении (например, в службе безопасности), указывается его наименование. Если дело общеорганизационное — ставится прочерк или не указывается.

Реквизит 3. Гриф ограничения доступа.
Поскольку паспорт безопасности имеет гриф «Для служебного пользования», этот гриф проставляется на обложке дела в правом верхнем углу.
Образец: «Для служебного пользования».
Ниже — «Экз. № _____» (номер экземпляра дела).

Реквизит 4. Индекс дела.
Индекс по номенклатуре дел. Например: 02-15.

Реквизит 5. Заголовок дела.
Это самый важный реквизит. Заголовок должен кратко, но точно отражать состав документов в деле.
Правильный заголовок: «Паспорт безопасности объекта (территории) МБОУ “СОШ № 15” и материалы к нему».
Неправильно: «Паспорт», «Документы по безопасности», «Паспорт школы».

Реквизит 6. Том (часть).
Если дело состоит из нескольких томов (например, том 1 — паспорт, том 2 — приложения, том 3 — переписка), указывается номер тома. Если том один — ставится прочерк или не заполняется.

Реквизит 7. Дата дела.
Указываются крайние даты документов, включенных в дело.
Формат: «» __________ 20 г. – «» __________ 20 г..
Например: «15» января 2026 г. – «11» февраля 2026 г..

Реквизит 8. Количество листов.
Указывается общее количество листов в деле (согласно листу-заверителю). Пишется цифрами и прописью.
Например: На 87 (восьмидесяти семи) листах.

Реквизит 9. Срок хранения.
Пишем: «Хранить постоянно».

Реквизит 10. Архивный шифр.
Заполняется при передаче дела в архив организации. На стадии формирования дела обычно не заполняется, оставляется место.

3.4. Образец оформления обложки.

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
«Средняя общеобразовательная школа № 15» города Энска
Служба безопасности

| Для служебного пользования |
| Экз. № 1 |

ДЕЛО № 02-15 ТОМ № 1

Паспорт безопасности объекта (территории)
МБОУ «СОШ № 15» и материалы к нему

Дата: 15.01.2026 – 11.02.2026

На 87 (восьмидесяти семи) листах

Срок хранения: Хранить постоянно


Ф. № _____	Оп. № _____	Д. № _____

3.5. Практическое упражнение

Ваше задание: на основе данных, которые мы использовали на прошлых занятиях, заполнить обложку дела для паспорта безопасности МБОУ «СОШ № 15».

Исходные данные:

Организация: МБОУ «СОШ № 15» г. Энска.
Структурное подразделение: служба безопасности.
Индекс по номенклатуре: 02-15.
Том: первый (единственный).
Заголовок: придумайте сами (правильный).
Дата самого раннего документа: приказ о назначении ответственного от 10.01.2026.
Дата самого позднего документа: акт об уничтожении черновиков от 11.02.2026 (мы его составляли на прошлом занятии).
Количество листов: 87.
Срок хранения: постоянно.
Гриф: «Для служебного пользования», экземпляр единственный.

Правильный вариант:

Обложка заполняется строго по образцу, приведенному выше. Обратите внимание:

Гриф «Для служебного пользования» — обязательно в правом верхнем углу.
Дата дела: начальная — самая ранняя дата среди всех документов в деле; конечная — самая поздняя дата.
Количество листов — обязательно прописью в скобках.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

4.1. Назначение внутренней описи.

Внутренняя опись — это поисковый инструмент. Она позволяет быстро найти нужный документ в деле, не перелистывая все листы. Кроме того, она фиксирует состав документов на момент формирования дела.

Для дел постоянного хранения внутренняя опись обязательна. Без описи архив может не принять дело на хранение.

4.2. Структура внутренней описи.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе (или нескольких листах) и подшивается в начало дела, перед всеми документами.

Форма внутренней описи:

| ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ |
| документов дела № _____ |

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____ (_____________) документов.

Количество листов внутренней описи: _____ (_____________).

Наименование должности лица, составившего опись _____________ / _____________ /
(подпись) (расшифровка)

Дата: «» __________ 20 г.

4.3. Разбор граф внутренней описи.

Графа 1. Номер по порядку.
Нумерация документов в пределах дела.

Графа 2. Индекс документа.
Для внутренних документов — номер приказа, номер исходящего письма и т.д.
Для паспорта безопасности — его инвентарный номер (например, ДСП-15/2026).

Графа 3. Дата документа.
Дата подписания (утверждения) документа.

Графа 4. Заголовок документа.
Полное наименование документа, позволяющее его идентифицировать. Например: «Паспорт безопасности объекта (территории) МБОУ “СОШ № 15”, утвержденный директором 15.01.2026, согласованный с УФСБ и Управлением Росгвардии».

Графа 5. Номера листов дела.
Указываются номера листов, на которых расположен данный документ (с какого по какой). Например: «5–47».

Графа 6. Примечание.
Дополнительные сведения: наличие копий, физическое состояние документа, отметки об изъятии и т.д.

4.4. Итоговая запись.

После таблицы подводятся итоги:

общее количество документов, включенных в опись (цифрами и прописью);
количество листов самой внутренней описи.

4.5. Кто подписывает внутреннюю опись?

Опись подписывает составитель — обычно ответственный за делопроизводство или за антитеррористическую защищенность. Подпись заверять печатью не обязательно.

4.6. Практическое упражнение

Ваше задание: составить внутреннюю опись для дела, которое мы формируем.

Документы в деле (в хронологическом порядке):

Приказ директора от 10.01.2026 № 5 «О назначении ответственного за разработку паспорта безопасности». Листы дела: 1–2.
Акт обследования антитеррористической защищенности объекта от 15.01.2026. Листы дела: 3–4.
Паспорт безопасности объекта (территории) МБОУ «СОШ № 15», утвержден 15.01.2026, инв. № ДСП-15/2026. Листы дела: 5–47.
Сопроводительное письмо в УФСБ от 20.01.2026 № 12-с о направлении паспорта на согласование. Листы дела: 48–49.
Сопроводительное письмо в Управление Росгвардии от 20.01.2026 № 13-с. Листы дела: 50–51.
Ответ УФСБ (копия) от 05.02.2026 № 45/с о согласовании паспорта. Листы дела: 52–53.
Ответ Росгвардии (копия) от 07.02.2026 № 78/с о согласовании паспорта. Листы дела: 54–55.
Приказ директора от 10.02.2026 № 15 «Об утверждении паспорта безопасности». Листы дела: 56–57.
Акт об уничтожении черновиков и испорченных листов от 11.02.2026 № 1-У. Листы дела: 58–59.

Также в деле есть:

Внутренняя опись (будет на листах I–II).
Лист-заверитель (будет на последнем листе).

Задание: заполните таблицу внутренней описи (первые 3–4 графы, графу 5 — номера листов).

Разбор правильного заполнения (первые строки):

№	Индекс документа	Дата	Заголовок документа	Листы	Прим.
1	Приказ № 5	10.01.2026	О назначении ответственного за разработку паспорта безопасности	1–2
2	Акт № б/н	15.01.2026	Акт обследования антитеррористической защищенности объекта	3–4
3	ДСП-15/2026	15.01.2026	Паспорт безопасности объекта (территории) МБОУ «СОШ № 15» (утв. 15.01.2026)	5–47
4	Исх. № 12-с	20.01.2026	Сопроводительное письмо в УФСБ России по Энской области	48–49
…	…	…	…	…

Важно:

Приказы и письма имеют индексы (номера), которые указываются.
Паспорт безопасности учитывается как один документ, даже если он занимает много листов.
Номера листов указываются диапазоном.

НУМЕРАЦИЯ ЛИСТОВ ДЕЛА И ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ

5.1. Правила нумерации листов.

Каждый лист дела (кроме внутренней описи и листа-заверителя) должен быть пронумерован.

Основные правила:

Номер проставляется в правом верхнем углу листа, не задевая текст.
Используется простой карандаш(чернила могут оставлять отпечатки на соседних листах, кроме того, неправильный номер карандашом можно стереть и исправить).
Нумерация — валовая(сквозная) в пределах всего дела.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно — римскими цифрами (I, II, III) или арабскими с добавлением литеры «л.». Обычно применяют римские цифры, чтобы отделить опись от самих документов.
Приложения, подшитые в дело, нумеруются в общем порядке.
Конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, затем каждый лист вложения — отдельным номером.

5.2. Лист-заверитель дела.

Лист-заверитель (завершительная надпись) — это документ, который подшивается в конце дела и фиксирует особенности его состояния и нумерации.

Форма листа-заверителя:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____

В деле подшито и пронумеровано _____ (____________) листов,
в том числе:

литерные номера листов: _____
пропущенные номера: _____
листы внутренней описи: _____

Особенности физического состояния дела:

(например: «Лист 45 поврежден, текст читается частично»,
«Фотографии на листах 23–25 наклеены на бумажную основу» и т.п.)

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись

_____________ / _____________ /
(подпись) (расшифровка)

Дата: «» __________ 20 г.

5.3. Разбор реквизитов листа-заверителя.

Количество листов — общее число пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью).

Литерные номера — если при нумерации были пропуски и пришлось добавлять листы с буквами (например, 25а, 25б), это указывается.

Пропущенные номера — если какие-то номера были пропущены (например, после 25 сразу 27), это фиксируется.

Листы внутренней описи — количество листов, занятых внутренней описью (обычно 1–2 листа).

Особенности физического состояния — все дефекты, которые могут повлиять на читаемость или сохранность документов.

Подпись — лица, ответственного за формирование дела.

5.4. Практическое упражнение

В нашем деле 59 листов документов (по условию выше) + 2 листа внутренней описи + 1 лист-заверитель. Всего листов в деле — 62. При нумерации листов документов мы использовали номера с 1 по 59. Листы внутренней описи мы пронумеровали как I и II. Лист-заверитель — последний, номер 60 (если нумеровать арабскими) или он не нумеруется, но в листе-заверителе указываем общее количество.

Задание: заполните лист-заверитель для нашего дела.

Пример заполнения:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 02-15

В деле подшито и пронумеровано 62 (шестьдесят два) листа,
в том числе:

литерные номера листов: нет
пропущенные номера: нет
листы внутренней описи: 2 (I, II)

Особенности физического состояния дела: нет.

Секретарь-делопроизводитель _____________ / Иванова И.И. /
Дата: 11.02.2026

ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛЕ

Итоговая схема дела «Паспорт безопасности» выглядит следующим образом:

Обложка дела(первый лист, не нумеруется, но входит в общее количество? Обычно обложка не нумеруется, но в листе-заверителе учитываются только нумерованные листы. Обложка — это переплет).
Внутренняя опись(листы I, II).
Документы делав хронологическом порядке (листы 1–59).
Лист-заверитель(лист 60 или последний, нумеруется в общем порядке).

Важно: Если внутренняя опись занимает более одного листа, все листы описи нумеруются римскими цифрами (I, II, III и т.д.) и не включаются в арабскую нумерацию листов документов.

ХРАНЕНИЕ ДЕЛА. ПЕРЕДАЧА В АРХИВ

7.1. Текущее хранение.

После формирования дело помещается в папку-скоросшиватель или переплетается. Хранится оно у лица, ответственного за антитеррористическую защищенность, либо в канцелярии, либо в службе делопроизводства.

Условия хранения:

Дело с грифом «Для служебного пользования» хранится в запираемом металлическом шкафу (сейфе).
Доступ к делу имеют только лица, включенные в перечень допущенных.
Выдача дела оформляется в журнале выдачи документов (мы это проходили на Практике № 1).

7.2. Передача в архив организации.

По истечении срока текущего хранения (обычно после завершения работы с паспортом или при смене ответственного лица) дело передается в архив организации.

Процедура передачи:

Проверка правильности формирования дела (наличие всех реквизитов, описи, нумерации).
Составление описи дел постоянного хранения(отдельный документ).
Акт приема-передачи дел в архив.
В архиве делу присваивается архивный шифр (фонд, опись, дело).

7.3. Ответственность за утрату дела.

Утрата дела «Паспорт безопасности» является утратой документа постоянного хранения и документированной служебной информации ограниченного распространения. Это влечет:

служебное расследование;
дисциплинарную ответственность виновных;
административную ответственность по статье 13.14 Кодекса об административных правонарушениях (до 100 000 рублей на должностных лиц).

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ ДЕЛА

Ошибка № 1. Дело не сформировано вообще.
Паспорт лежит в сейфе в полиэтиленовом файлике, отдельные документы — в разных папках. При проверке найти что-либо невозможно, создается впечатление полного отсутствия учета.

Ошибка № 2. Отсутствует внутренняя опись.
Содержимое дела известно только тому, кто его формировал. Сменился сотрудник — и дело превратилось в «черный ящик».

Ошибка № 3. Неправильное оформление обложки.
Не указан срок хранения (или указан неверно — «5 лет» вместо «постоянно»). Не проставлен гриф «Для служебного пользования». Отсутствует индекс дела.

Ошибка № 4. Листы пронумерованы ручкой или фломастером.
Во-первых, это неэстетично. Во-вторых, исправления ручкой сделать невозможно без помарок. В-третьих, чернила могут отпечататься на соседних листах.

Ошибка № 5. Лист-заверитель не отражает действительное состояние.
Например, в деле 62 листа, а в листе-заверителе написано 60. Или не указаны поврежденные листы.

Ошибка № 6. Документы в деле расположены бессистемно.
Паспорт в середине, приказ об утверждении в конце, акт обследования — вообще непонятно где. Работать с таким делом невозможно.

Ошибка № 7. Хранение дела в открытом доступе.
Дело стоит на полке в общем шкафу, доступ к нему имеет любой сотрудник. Это грубейшее нарушение режима служебной информации.

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТАЙНА: ПРИЗНАКИ, РЕЖИМ, ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО

Итоговое задание, которое объединит все навыки, полученные на этом занятии.

Ситуация:
Вы — ответственный за антитеррористическую защищенность в МБОУ «СОШ № 15». Паспорт безопасности утвержден, согласован, все документы собраны. Ваша задача — сформировать дело «Паспорт безопасности и материалы к нему» для передачи на постоянное хранение.

Задание (выполняется письменно, можно в группах):

Определите индекс дела по номенклатуре (условно — 02-15).
Составьте заголовок дела.
Перечислите документы, которые должны быть включены в дело (не менее 7 позиций).
Заполните макет обложки дела(используйте бланк).
Составьте внутреннюю опись на первые 5 документов (по вашему перечню).
Укажите, как будут пронумерованы листы(сколько листов в деле, нумерация описи, листов документов, листа-заверителя).
Заполните лист-заверитель(с учетом нумерации).

Разбор:

Индекс дела:02-15.
Заголовок дела:Паспорт безопасности объекта (территории) МБОУ «СОШ № 15» города Энска и материалы к нему.
Документы в деле:(каждый может предложить свой набор, главное — хронология).
Обложка— по образцу.
Внутренняя опись— по образцу.
Нумерация:
- Опись — листы I, II.
- Документы — листы 1–59.
- Лист-заверитель — лист 60.
- Всего нумерованных листов — 62 (I, II, 1–60).

Лист-заверитель: вписать 62 листа

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. ПАМЯТКА И ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Шесть главных правил формирования дела:

Правило первое. Паспорт безопасности — это дело постоянного хранения. Никаких «5 лет», только «постоянно».

Правило второе. Без внутренней описи дело — не дело. Опись должна быть в начале каждого тома.

Правило третье. Обложка — лицо дела. Гриф, заголовок, даты, количество листов — все реквизиты должны быть заполнены четко и без ошибок.

Правило четвертое. Нумерация листов — только простым карандашом, в правом верхнем углу, без пропусков и литер, если нет крайней необходимости.

Правило пятое. Лист-заверитель — это гарантия того, что дело принято в надлежащем виде. Не забывайте его подписывать.

Правило шестое. Дело с грифом «Для служебного пользования» должно храниться в сейфе. Сейф — закрыт. Ключ — у ответственного.

Домашнее задание:

Проверьте, как в вашей организации организовано хранение паспорта безопасности и связанных с ним документов.
Сформировано ли отдельное дело? Если нет — подготовьте проект номенклатуры дел, включите в него это дело.
Если дело сформировано, проверьте правильность оформления обложки и наличие внутренней описи.
Составьте внутреннюю опись для своего паспорта безопасности (по факту) — это и будет практическая работа.

Мы с вами прошли три практических занятия Модуля 3. Мы научились:

ставить паспорт безопасности на учет и присваивать ему инвентарный номер;
уничтожать испорченные листы и черновики с составлением акта;
формировать дело, оформлять обложку, составлять внутреннюю опись.

Казалось бы, все циклы завершены. Документ учтен, сформирован, хранится в сейфе. Но возникает вопрос: а кто имеет право этот документ видеть, брать в руки, изучать, использовать в работе?

Если доступ к паспорту безопасности имеет любой сотрудник организации, охрана которого поставлена на посту, то вся наша система учета и хранения теряет смысл. Документ защищен от внешних злоумышленников, но абсолютно открыт внутри организации. Это, уважаемые коллеги, самая распространенная и самая опасная ошибка.

Цель сегодняшнего занятия — создать правовой и организационный барьер, который четко определит: кому можно, кому нельзя, и кто за это отвечает.

Мы разберем:

Что такое «допуск к служебной информации ограниченного распространения»и чем он отличается от допуска к государственной тайне.
Как определить перечень лиц, которым действительно нужен паспорт безопасности для исполнения служебных обязанностей.
Как подготовить приказ о допуске— структура, содержание, юридически значимые формулировки.
Обязательство о неразглашении(подписка): когда требуется, как составляется, где хранится.
Процедура ознакомления под подпись— журнал ознакомления, лист ознакомления, роспись в приказе.
Отзыв допуска при увольнении сотрудника или при изменении его должностных обязанностей.
Типичные ошибки и ответственность.

ПРАВОВАЯ ПРИРОДА ДОПУСКА К СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ

1.1. Допуск к государственной тайне и допуск к ДСП: в чем разница?

Очень часто руководители и даже специалисты по безопасности путают эти два понятия. Давайте четко разделим.

Допуск к государственной тайне:

регулируется Законом Российской Федерации «О государственной тайне»;
требует оформления в органах Федеральной службы безопасности;
предполагает проверочные мероприятия;
имеет три формы (первая, вторая, третья);
без допуска гражданин не может работать со сведениями, составляющими государственную тайну.

Допуск к служебной информации ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»):

регулируется Постановлением Правительства Российской Федерации номер 1233 и локальными актами организации;
не требует оформления в органах Федеральной службы безопасности;
не требует проверочных мероприятий;
решение о допуске принимает руководитель организации самостоятельно;
основанием допуска является служебная необходимость.

1.2. Нормативная база допуска к документам с пометкой «Для служебного пользования».

Пункт 1.7 Положения, утвержденного Постановлением Правительства номер 1233, устанавливает:

«Руководитель федерального органа исполнительной власти, а также руководители организаций, подведомственных федеральным органам исполнительной власти, определяют категории (перечни) должностных лиц и работников, имеющих право доступа к служебной информации ограниченного распространения, и обеспечивают организацию допуска указанных лиц к такой информации».

Обратите внимание на ключевые слова:

«определяют категории (перечни)»— значит, должен быть утвержденный документ;
«обеспечивают организацию допуска»— значит, должна быть процедура.

Таким образом, отсутствие утвержденного перечня лиц, допущенных к работе с документами ДСП, является прямым нарушением Постановления Правительства № 1233.

1.3. Принцип служебной необходимости.

Доступ к документам с пометкой «Для служебного пользования» предоставляется только тем сотрудникам, которым эта информация необходима для выполнения их должностных обязанностей.

Этот принцип называется «служебная необходимость». Он означает, что доступ предоставляется не по должности вообще, не по желанию сотрудника, а исключительно для решения конкретных служебных задач.

Примеры:

Директору школы доступ к паспорту безопасности необходим— он утверждает документ и несет ответственность.
Заместителю директора по административно-хозяйственной части доступ необходим— он отвечает за инженерно-техническую защиту.
Секретарю-делопроизводителю доступ необходим— она осуществляет учет и хранение.
Учителю физкультуры доступ не нужен— если только он не назначен ответственным за антитеррористическую защищенность.

Вывод: перечень допущенных лиц должен быть минимально достаточным, но не избыточным.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЯ ЛИЦ, ДОПУЩЕННЫХ К ПАСПОРТУ БЕЗОПАСНОСТИ

2.1. Два подхода к формированию перечня.

Подход первый. Утверждение поименного перечня.
Руководитель издает приказ, в котором утверждается поименный список сотрудников, имеющих право доступа к паспорту безопасности и иным документам с грифом «Для служебного пользования».

Плюсы: максимальная конкретика, четкое понимание, кто именно допущен.
Минусы: при каждом кадровом изменении (увольнение, прием на работу) требуется издавать новый приказ или вносить изменения.

Подход второй. Утверждение перечня должностей.
Руководитель утверждает перечень должностей, при замещении которых сотрудник автоматически получает допуск к служебной информации. Приказ о допуске издается однократно на каждое лицо при назначении на должность.

Плюсы: гибкость, не требуется переутверждать список каждый месяц.
Минусы: необходимо четко прописать должностные обязанности, чтобы исключить автоматический допуск «по должности» без реальной служебной необходимости.

Рекомендация: использовать смешанный подход. Утвердить перечень должностей, допущенных к работе с паспортом безопасности, и при назначении на эти должности издавать индивидуальные приказы о допуске конкретного лица.

2.2. Примерный перечень должностей для допуска к паспорту безопасности.

Для общеобразовательной организации (школы) перечень может выглядеть так:

Директор.
Заместитель директора по безопасности (если должность введена).
Заместитель директора по административно-хозяйственной работе.
Ответственный за антитеррористическую защищенность (назначается приказом, может не быть отдельной должности).
Секретарь-делопроизводитель (лицо, ответственное за учет документов ДСП).
Начальник службы охраны (при наличии собственной службы).
Представитель частного охранного предприятия, осуществляющего охрану объекта (при наличии договора и с обязательным оформлением допуска).

Важно: в перечень не включаются лица, чьи обязанности не связаны напрямую с обеспечением безопасности или делопроизводством.

2.3. Допуск представителей сторонних организаций.

Если охрану объекта осуществляет частное охранное предприятие, его сотрудникам также необходимо предоставить доступ к паспорту безопасности (или к отдельным разделам). Порядок допуска должен быть предусмотрен в договоре на оказание охранных услуг.

Обязательные условия:

В договор включается пункт об обязательстве частного охранного предприятия обеспечить сохранность служебной информации ограниченного распространения.
С каждого сотрудника частного охранного предприятия, допускаемого к паспорту безопасности, отбирается обязательство о неразглашении(подписка).

Руководитель организации издает приказ о допуске конкретных сотрудников частного охранного предприятия с указанием фамилий и должностей.

ПРИКАЗ О ДОПУСКЕ К РАБОТЕ С ПАСПОРТОМ БЕЗОПАСНОСТИ

3.1. Виды приказов о допуске.

В зависимости от избранной модели допуска, приказы могут быть:

Вид А. Приказ об утверждении Перечня должностей (поименного списка).
Это рамочный документ, который определяет общие правила допуска в организации.

Вид Б. Приказ о допуске конкретного сотрудника.
Издается при назначении на должность, включенную в перечень, либо при возложении обязанностей ответственного за антитеррористическую защищенность.

3.2. Структура и содержание приказа о допуске конкретного сотрудника.

Рассмотрим приказ о допуске как основной документ.

Шапка приказа:

Полное наименование организации.
Слово «ПРИКАЗ».
Место издания (город, населенный пункт).
Дата и номер приказа.

Преамбула (констатирующая часть):
Основание для издания приказа. Например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года номер 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», в целях обеспечения сохранности документов с пометкой «Для служебного пользования» и реализации служебной необходимости».

Распорядительная часть (по пунктам):

Пункт 1. Допустить к работе с документами с пометкой «Для служебного пользования», содержащимися в паспорте безопасности объекта (территории), следующих сотрудников:

Иванова Ивана Ивановича, директора;
Петрова Петра Петровича, заместителя директора по безопасности;
Сидорову Марию Ивановну, секретаря-делопроизводителя.

Пункт 2. Ответственному за учет документов с пометкой «Для служебного пользования» (указывается должность и фамилия) ознакомить указанных в пункте 1 лиц с настоящим приказом под подпись и отобрать у них обязательство о неразглашении служебной информации ограниченного распространения.

Пункт 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой (или возлагаю на заместителя).

Подпись руководителя, расшифровка, дата.

3.3. Каких формулировок следует избегать в приказе.

Ошибка 1: «Разрешить доступ к документам ДСП». Правильно: «Допустить к работе с документами…».
Ошибка 2: «Предоставить право подписи». Право подписи паспорта безопасности имеет только руководитель, утверждающий документ. Допуск — это право ознакомления и работы.
Ошибка 3: «Допустить к государственной тайне». Мы допускаем только к служебной информации ограниченного распространения. Государственная тайна — другая сфера.

3.4. Утверждение Перечня должностей (поименного списка).

Если организация выбирает модель с утверждением перечня, приказ может выглядеть так:

ПРИКАЗ
Об утверждении Перечня должностей работников, допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения

Утвердить Перечень должностей работников Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа номер 15», имеющих право доступа к документам с пометкой «Для служебного пользования» (приложение номер 1).
При назначении работников на должности, включенные в Перечень, издавать индивидуальные приказы о допуске и отбирать обязательство о неразглашении.
Контроль…

Приложение 1 — собственно перечень.

3.5. Практическое упражнение

Ваше задание: на основе типовой структуры разработать проект приказа о допуске трех сотрудников к работе с паспортом безопасности.

Исходные данные:

Организация: МБОУ «СОШ № 15» г. Энска.
Директор: Иванов Иван Иванович.
Ответственный за антитеррористическую защищенность: Петров Петр Петрович (заместитель директора по безопасности).
Секретарь-делопроизводитель: Сидорова Мария Ивановна.
Дата: 15 февраля 2026 года.
Номер приказа: 24-ОД (по основной деятельности).

Задание: составьте полный текст приказа о допуске (все три пункта, преамбула, подпись).

Образец правильного приказа:

МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 15» ГОРОДА ЭНСКА
ПРИКАЗ

15.02.2026 № 24-ОД
г. Энск

О допуске работников к работе с документами с пометкой «Для служебного пользования»

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», в целях обеспечения сохранности документов ограниченного доступа и реализации служебной необходимости

ПРИКАЗЫВАЮ:

Допустить к работе с документами с пометкой «Для служебного пользования», содержащимися в паспорте безопасности объекта (территории) МБОУ «СОШ № 15», следующих работников:
- Иванова Ивана Ивановича – директора;
- Петрова Петра Петровича – заместителя директора по безопасности, ответственного за антитеррористическую защищенность;
- Сидорову Марию Ивановну – секретаря-делопроизводителя.
Секретарю-делопроизводителю Сидоровой М.И.:
1. Ознакомить работников, указанных в пункте 1 настоящего приказа, с приказом под подпись.
2.2. Отобрать у указанных работников обязательства о неразглашении служебной информации ограниченного распространения.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор _______________ / И.И. Иванов /

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО О НЕРАЗГЛАШЕНИИ (ПОДПИСКА)

4.1. Обязательно или нет?

Пункт 2.2 Положения номер 1233 не содержит прямого требования отбирать у работников письменное обязательство о неразглашении. Однако пункт 1.7 возлагает на руководителя обязанность «обеспечить организацию допуска». На практике письменное обязательство является основным доказательством того, что работник предупрежден об ответственности за разглашение служебной информации.

Вывод: настоятельно рекомендую отбирать обязательство (подписку) у каждого лица, допускаемого к документам с пометкой «Для служебного пользования».

4.2. Форма обязательства.

Единой утвержденной формы обязательства не существует. Организация разрабатывает её самостоятельно. Я рекомендую следующую структуру:

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО № _____
о неразглашении служебной информации ограниченного распространения

г. _____________ «» __________ 20 г.

Я, ____________________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество)
замещающий должность __________________________________________________,
(наименование должности)
ознакомленный с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», а также с локальными нормативными актами _______________________________________________________
(наименование организации)
в области защиты служебной информации ограниченного распространения,

ОБЯЗУЮСЬ:

Не разглашать служебную информацию ограниченного распространения, в том числе содержащуюся в паспорте безопасности объекта (территории), которая будет мне доверена или станет известна по службе (работе).
Соблюдать установленный порядок работы с документами с пометкой «Для служебного пользования», не допускать их утраты, хищения, неправомерного уничтожения или порчи.
Не передавать документы с пометкой «Для служебного пользования» и содержащуюся в них информацию третьим лицам без письменного разрешения руководителя организации.
Не использовать служебную информацию ограниченного распространения в личных целях, а также в целях, не связанных с исполнением служебных обязанностей.
Незамедлительно сообщать руководителю организации (лицу, ответственному за учет документов с пометкой «Для служебного пользования») об утрате или недостаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также о фактах неправомерного доступа к такой информации.
В случае попытки посторонних лиц получить от меня служебную информацию ограниченного распространения немедленно докладывать об этом руководителю организации.

Мне известно, что:

нарушение данных обязательств может повлечь за собой дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации;
настоящее обязательство действует как в период работы в организации, так и после увольнения (прекращения трудовых отношений) в течение _____ лет или бессрочно.

(подпись) (расшифровка подписи)

Обязательство принял:
(должность) _____________ _____________________
(подпись) (расшифровка)

4.3. Реквизиты обязательства.

Номер.Обязательствам присваиваются порядковые номера в журнале учета обязательств.
Дата.Дата подписания.
Срок действия.Рекомендую устанавливать срок действия обязательства на весь период работы сотрудника и на 5 лет после увольнения. Это обеспечит защиту информации и после прекращения трудовых отношений.
Подпись работника.Только собственноручная.
Подпись лица, принявшего обязательство.Обычно это ответственный за учет документов ДСП или сотрудник кадровой службы.

4.4. Журнал учета обязательств.

Обязательства о неразглашении должны учитываться. Для этого заводится Журнал учета обязательств о неразглашении служебной информации ограниченного распространения.

№ п/п	Фамилия, имя, отчество	Должность	Дата подписания обязательства	Номер обязательства	Подпись в получении экземпляра (если выдается на руки)	Отметка о возврате (при увольнении)
1	2	3	4	5	6	7

Сами обязательства хранятся в отдельной папке (деле) «Обязательства о неразглашении служебной информации» в сейфе у ответственного лица.

4.5. Практическое упражнение

Ваше задание: заполнить макет обязательства о неразглашении для секретаря-делопроизводителя Сидоровой Марии Ивановны. Используйте форму, приведенную выше.

Образец:

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО № 5
о неразглашении служебной информации ограниченного распространения

г. Энск 15 февраля 2026 года

Я, Сидорова Мария Ивановна, замещающий должность секретаря-делопроизводителя Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 15» города Энска, ознакомленный с требованиями Постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», а также с локальными нормативными актами МБОУ «СОШ № 15» в области защиты служебной информации ограниченного распространения,

ОБЯЗУЮСЬ: …

Далее по тексту.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ ПОД ПОДПИСЬ

5.1. Два способа зафиксировать ознакомление.

Способ 1. Ознакомление с приказом.
Работник ставит подпись непосредственно на приказе (в нижней части листа или на обороте) с расшифровкой и датой. Это самый распространенный и удобный способ.

Способ 2. Лист ознакомления.
Если приказ объемный или содержит много фамилий, к приказу оформляется отдельный лист ознакомления, который подшивается к приказу.

Образец листа ознакомления:

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
с приказом от 15.02.2026 № 24-ОД «О допуске работников к работе с документами с пометкой «Для служебного пользования»

№ п/п	Фамилия, инициалы	Должность	Дата ознакомления	Подпись
1	Иванов И.И.	Директор	15.02.2026	подпись
2	Петров П.П.	Зам. директора	15.02.2026	подпись
3	Сидорова М.И.	Секретарь	15.02.2026	подпись

5.2. Требования к подписи.

Подпись ставится собственноручно. Факсимиле, электронные копии подписей не допускаются.
Подпись должна быть расшифрована(инициалы, фамилия).
Обязательно проставляется дата ознакомления.

5.3. Журнал ознакомления с документами ДСП.

В крупных организациях целесообразно вести Журнал ознакомления с документами с пометкой «Для служебного пользования». В журнале фиксируется, с каким именно документом ознакомлен сотрудник.

Примерная форма журнала:

№	ФИО	Должность	Наименование документа	Инв. № документа	Дата ознакомления	Подпись	Примечание

5.4. Ознакомление с обязательством о неразглашении.

В самом обязательстве уже предусмотрена подпись работника. Отдельного ознакомления не требуется. Однако необходимо удостовериться, что работник понимает содержание обязательства. Для этого перед подписанием рекомендуется провести краткий инструктаж.

ОТЗЫВ ДОПУСКА. ПРОЦЕДУРА ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

6.1. Основания для прекращения допуска.

Допуск к служебной информации ограниченного распространения прекращается (отзывается) в следующих случаях:

Увольнение работника(прекращение трудового договора).
Перевод на другую должность, не предусматривающую работу с документами ДСП.
Временное отстранение от исполнения обязанностей (например, на период служебного расследования).
Истечение срока действия допуска (если допуск был временным).

6.2. Процедура отзыва допуска при увольнении.

При увольнении сотрудника, допущенного к работе с паспортом безопасности, необходимо выполнить следующие действия:

Шаг 1. Издание приказа о прекращении допуска.
Может быть отдельным приказом или пунктом в приказе об увольнении.

Формулировка:
«В связи с увольнением Петрова Петра Петровича прекратить его допуск к работе с документами с пометкой «Для служебного пользования», обязательство о неразглашении считать утратившим силу с даты увольнения».

Шаг 2. Проверка наличия всех документов ДСП, находившихся у сотрудника.
Сотрудник обязан сдать все документы, черновики, копии, электронные файлы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения. Факт сдачи фиксируется актом приема-передачи или отметкой в обходном листе.

Шаг 3. Отметка в журнале учета обязательств.
В журнале учета обязательств делается запись: «Обязательство прекращено в связи с увольнением, дата, подпись».

Шаг 4. Напоминание об ответственности.
Увольняемому сотруднику рекомендуется вручить памятку о том, что обязательство о неразглашении продолжает действовать и после увольнения. Это не является юридически обязательным, но служит профилактической мерой.

6.3. Памятка увольняемому сотруднику.

ПАМЯТКА
лицу, допущенному к служебной информации ограниченного распространения

Уважаемый _____________________________________________________________!

В период работы в ______________________________________________________
Вы были допущены к служебной информации ограниченного распространения, содержащейся в паспорте безопасности объекта (территории), и подписали обязательство о неразглашении.

Напоминаем Вам, что в соответствии с законодательством Российской Федерации Вы обязаны:

Не разглашать служебную информацию ограниченного распространения, ставшую Вам известной в связи с исполнением трудовых обязанностей.
Не передавать третьим лицам документы, черновики, электронные носители, содержащие такую информацию.
В случае попыток получения от Вас служебной информации ограниченного распространения сообщать об этом в территориальный орган Федеральной службы безопасности или в правоохранительные органы.

Предупреждаем, что за разглашение служебной информации ограниченного распространения предусмотрена административная ответственность по статье 13.14 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации (штраф до 100 000 рублей), а также возможна дисциплинарная ответственность в виде увольнения.

Памятку получил: _______ / _ /
Дата: «» ____ 20 г.

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОПУСКА

Ошибка № 1. Отсутствие приказа о допуске.
Сотрудники работают с паспортом безопасности «по умолчанию». При проверке инспектор запрашивает: «Предъявите документы, подтверждающие допуск лиц к документам ДСП». А документов нет.

Ошибка № 2. Допуск «всего персонала».
Иногда руководитель издает приказ: «Допустить всех сотрудников к работе с паспортом безопасности». Это прямое нарушение принципа служебной необходимости. Избыточный допуск увеличивает риск утечки.

Ошибка № 3. Отсутствие обязательства о неразглашении.
Работник подписал приказ о допуске, но отдельного обязательства не оформлялось. В случае разглашения работник может заявить: «Меня не предупреждали об ответственности». Обязательство является доказательством предупреждения.

Ошибка № 4. Не ознакомили с локальным актом.
В приказе о допуске ссылаются на локальный акт (Инструкцию по делопроизводству, Положение о работе с документами ДСП), но работник с этим актом не ознакомлен. Суд может признать, что работник не знал правил.

Рекомендация: при оформлении допуска одновременно знакомить работника:

с приказом о допуске;
с обязательством о неразглашении;
с локальным нормативным актом, регулирующим работу с документами ДСП.

Ошибка № 5. Несвоевременный отзыв допуска при увольнении.
Сотрудник уволен, но продолжает числиться в перечне допущенных лиц. Это создает «мертвые души» и затрудняет актуализацию списков.

Ошибка № 6. Отсутствие контроля за представителями частных охранных предприятий.
Руководитель считает, что раз охранники работают по договору, то пусть их начальство само отвечает. Однако паспорт безопасности доверен организации, и именно руководитель организации обязан обеспечить режим. Допуск сотрудников частных охранных предприятий должен оформляться так же строго, как и собственных работников.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА: СКВОЗНОЙ ПРИМЕР

Итоговое комплексное задание по всей теме.

Ситуация:

В МБОУ «СОШ № 15» утвержден и согласован паспорт безопасности. Директор школы издал приказ о назначении ответственным за антитеррористическую защищенность заместителя директора по безопасности Петрова П.П. и возложил на него обязанности по работе с паспортом безопасности. Секретарь-делопроизводитель Сидорова М.И. назначена ответственной за учет документов с грифом «Для служебного пользования».

Кроме того, школа заключила договор с частным охранным предприятием «Щит». Для выполнения служебных обязанностей начальнику охраны ЧОП «Щит» Смирнову А.А. необходим доступ к паспорту безопасности.

Задание:

Составьте приказ о допуске к работе с паспортом безопасности:
- директора Иванова И.И.;
- заместителя директора Петрова П.П.;
- секретаря Сидоровой М.И.;
- начальника охраны ЧОП «Щит» Смирнова А.А. (с оговоркой).
Подготовьте текст обязательства о неразглашении для Смирнова А.А. (представителя сторонней организации).
Опишите порядок ознакомления указанных лиц с приказом и отбора обязательств.
Продумайте, какие отметки необходимо сделать в учетных формах (журнал учета обязательств, журнал выдачи документов).

Разбор ключевых моментов:

В приказе в пункте о допуске Смирнова А.А. следует указать: «…на период действия договора с ЧОП “Щит” от ..2026 № __, при условии отбора обязательства о неразглашении».
Обязательство для представителя ЧОП может содержать дополнительный пункт: «Обязуюсь ознакомить подчиненных сотрудников ЧОП, допущенных к охране объекта, с требованиями по сохранности служебной информации».
Ознакомление проводится под подпись в день подписания приказа. Обязательства регистрируются в журнале учета обязательств.
В журнале выдачи документов в дальнейшем будет фиксироваться выдача паспорта Смирнову А.А. только при наличии допуска и действующего обязательства.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. ПАМЯТКА И ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Пять главных правил допуска к паспорту безопасности:

Правило первое. Допуск оформляется приказом. Без приказа — нет допуска.

Правило второе. Допуск предоставляется только тем, кому это действительно нужно для работы. Принцип служебной необходимости — железобетонный.

Правило третье. Каждый допущенный должен подписать обязательство о неразглашении. Это не формальность, а доказательство предупреждения об ответственности.

Правило четвертое. Ознакомление с приказом и локальными актами — под подпись. Нет подписи — считай, работник не знал.

Правило пятое. Уволился сотрудник — отзови допуск. Сделай отметку в журнале, забери документы, выдай памятку.

Домашнее задание:

Проверьте, издан ли в вашей организации приказ о допуске работников к документам с пометкой «Для служебного пользования» (в частности, к паспорту безопасности).
Если приказа нет — разработайте его проект и представьте руководителю.
Проверьте наличие обязательств о неразглашении у всех лиц, имеющих доступ к паспорту безопасности. Если обязательств нет — подготовьте их тексты и организуйте подписание.
Проанализируйте перечень допущенных лиц. Нет ли там «лишних» сотрудников? Нет ли сотрудников, которые уже уволились, но до сих пор числятся в перечне?
Проверьте, как организован учет обязательств. Ведется ли журнал?

БЛОК №3.Работа со служебной информацией ограниченного распространения, содержащейся в паспорте безопасности объекта (территории)

Делопроизводство (Практико-ориентированный блок)

СИСТЕМА УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ: ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ МИНИМУМ

Наименование

Назначение

Когда применяется

Журнал учета документов с грифом «Для служебного пользования»

Учет всех поступающих и создаваемых документов ограниченного доступа (постановка на учет, присвоение номера)

Постоянно, ведется от начала и до конца

Журнал (реестр) выдачи документов

Фиксация факта выдачи документа сотруднику во временное пользование и его возврата

При каждом движении документа внутри организации

Реестр отправки документов

Фиксация отправки документов за пределы организации

При направлении паспорта на согласование, в вышестоящую организацию и т.д.

Опись (внутренняя опись дела)

Перечисление документов, подшитых в конкретное дело

При формировании дела в архив или в номенклатуру дел

ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»: ПОСТРОЧНЫЙ РАЗБОР

№ п/п

Дата постановки на учет

Инвентарный номер

Наименование документа

Количество листов

Количество экземпляров

Отметка о наличии приложений

Корреспондент (откуда поступил)

Дата и номер исходящего документа

Отметка о снятии с учета (уничтожении/передаче)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

№

Дата

Инв. №

Наименование

Листы

Экз.

Приложения

Корреспондент

Исх. №

15

20.01.2026

ДСП-15/2026

Паспорт безопасности МБОУ «СОШ № 8» г. Энска

42

1

Схемы, 8 л.

ООО «Безопасность-Сервис»

№ 45 от 18.01.2026

УЧЕТ ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ДОКУМЕНТОВ

№ п/п

Дата выдачи

Инвентарный номер документа

Наименование документа (кратко)

Кому выдан (должность, фамилия, инициалы)

Основание (номер и дата распоряжения)

Подпись в получении

Дата возврата

Подпись в приеме

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10